Vacancy No. 4043/2022

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Verwaltungsdienst / Sekretariat

Job description

Sie unterstützen die Institutsleitung im Sekretariat und sind für das operative Tagesgeschäft verantwortlich.

Sie bereiten Sitzungen und Entscheidungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit den zugeordneten Abteilungen des Instituts und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor.

Zu Ihren Aufgaben gehört das verlässliche Termin- und Reisemanagement der Institutsleitung sowie die reibungslose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern und die Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Veranstaltungen, Workshops und Meetings.

Ein maßgeblicher Teil Ihre Aufgaben besteht in der Unterstützung der Institutsleitung in administrativen Belangen eines Förderprojektes für dessen Verfolgung und Umsetzung von Entscheidungen Sie verantwortlich sind.

Personal qualification

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleich­bare Qualifikation und relevante Berufserfahrungen. Sie sind selbständig und sicher im Umgang mit dem PC. Insbesondere verfügen Sie über sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Programmen (Outlook, Word und Excel). Absolute Zuverlässigkeit, Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen Sprache werden vorausgesetzt. Sie überzeugen durch ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine sehr ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung. Gute englische Sprachkenntnisse sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Organizational unit

Institute of Production Science (WBK)

Starting date

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsdauer

befristet auf zwei Jahre

Bewerbungsfrist bis

15.08.2022

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Prof. G. Lanza, Tel. 0721 608-44017.

Application

Please apply online using the button below for this vacancy number 4043/2022.
Personnel support is provided by 

Ms Carrasco Sanchez
phone: +49 721 608-42016,

Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe

Recognized severely disabled persons will be preferred if they are equally qualified.