Vacancy No. 266/2020

Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

 

Job description

In der Funktion als Stellvertretende Wahlleitung planen und führen Sie die KIT-internen und -externen Wahlen, insbesondere die der Chancengleichheitsbeauftragten und deren Stellvertreterinnen, des Konvents, des KIT-Senats, der KIT-Fakultäten und der DFG durch. Dazu gehören neben den vorbereitenden Arbeiten, der Einholung von Beschlüssen und Bestellungen, der Terminplanung und Fristsetzungen sowie der Erstellung von Wahlunterlagen auch die Beantwortung von Fragen während der Wahl, die Auszählung sowie die Bekanntmachung der Wahlergebnisse. Im Rahmen von Projektaktivitäten obliegt Ihnen die Aufgabe der Projektassistenz, welche beispielsweise die Erstellung von Projektunterlagen und die Organisation/Koordination von Projekttreffen umfasst. Sie sind u. a. erste Ansprechperson in OEP-Angelegenheiten für KIT-interne und externe Anfragen, führen Sondierungsgespräche und leiten diese an die jeweils zuständigen Beschäftigten weiter. Ferner sind Sie auch für übergreifende Aufgaben verantwortlich, wie z. B. die Pflege des OEP-Internetauftritts und DE-interne Beschaffungen, und tragen Sorge für das sachlich richtig zeichnen von Rechnungen und anderen Belegen. Des Weiteren unterstützen Sie die DE-Leitung in allen organisatorischen und zu koordinierenden Belangen, wie Terminplanung, Post- und E-Mailbearbeitung, Nachhalten von Arbeitsaufträgen oder das Erstellen, Prüfen und Korrigieren von Berichten.

Personal qualification

Sie verfügen über eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, in Bürokommunikation/-management oder haben eine vergleichbare Ausbildung und können mehrjährige Berufserfahrung, möglichst im wissenschaftlichen Umfeld, nachweisen. Neben Kenntnissen im Projektmanagement und Berichtswesen sind Erfahrungen im Hinblick auf Wahlverfahren von großem Vorteil. Sie besitzen sehr gute MS-Office-Kenntnisse und haben eine ausgeprägte IT-Affinität, sodass Sie sich schnell in neue elektronische Workflows und Softwaretools einarbeiten können. Texte formulieren Sie präzise und sicher in deutscher, wie auch englischer Sprache. Weiter runden englische Sprachkenntnisse in Wort Ihr Profil ab.
Ferner verfügen Sie über ein ausgeprägtes Kommunikations- und Kooperationsvermögen auch in anspruchsvollen Situationen. Darüber hinaus treten Sie sicher auf, besitzen Durchsetzungsvermögen und haben ein umfangreiches Planungs- sowie Organisationsgeschick, gepaart mit einer entsprechenden Ergebnisorientierung. Darüber hinaus bereitet es Ihnen Freude, neue Arbeitsmethoden zu Planungs- und Organisationstechniken anzuwenden. Insgesamt überzeugen Sie durch persönliche Motivation und Gestaltungswillen für die Funktion.

Entgelt

EG 9a, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Organizational unit

Service Unit Organizational Development and Processes (OEP)

Starting date

baldmöglichst

Vertragsdauer

unbefristet

Bewerbungsfrist bis

23.08.2020

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Oehler , Tel. 0721 608 - 24740. 

Application

Please apply online using the button below for this vacancy number 266/2020.
Personnel support is provided by 

Ms Gätcke
phone: +49 721 608-25010,

Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen, Germany

If qualified, severely disabled persons will be preferred.