Vacancy No. 3628

Mitarbeiterin / Mitarbeiter im Verwaltungsdienst (w/m/d) - Teilzeit (50%)

Job description

Ihr Aufgabengebiet umfasst Tätigkeiten in der Institutsadministration. Dies beinhaltet:

  • Unterstützung bei der verwaltungstechnischen Projektkoordination sowie Drittmittelverwaltung und finanztechnischen Abwicklung von laufenden und zukünftigen Forschungsprojekten
  • Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Beschaffungen
  • Unterstützung bei der Bearbeitung von Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitänderungen etc.)
  • Vorbereitung und Zusammenstellung der Unterlagen zur Einstellung und Weiterbeschäftigung von wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräften
  • Abwicklung von Dienstreisen der Institutsleitung sowie der Mitarbeiter/innen
  • Ansprechpartner für die Mitarbeiter/innen in administrativen Belangen
  • Organisation von Veranstaltungen, einschließlich Verpflegung und Abrechnung
  • E-Mail- und Postbearbeitung in deutscher und englischer Sprache
Personal qualification

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen idealerweise bereits Berufserfahrung im Verwaltungsdienst einer wissenschaftlichen institutionellen Einrichtung mit. Vorausgesetzt werden sehr gute Kenntnisse der modernen Büroorganisation und ein sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen, Erfahrung in der Buchhaltung sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.  Wünschenswert sind Erfahrungen im Umgang mit SAP/SRM sowie einschlägige berufliche Erfahrungen in der Hochschulverwaltung.  

Persönlich zeichnen Sie sich durch eine selbständige, planvolle Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit aus. Sie bringen zudem Organisationstalent, Flexibilität sowie eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit mit. Ein sensibler, verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten ist für Sie selbstverständlich.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Organizational unit

Institute for Anthropomatics and Robotics (IAR)

Starting date

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsdauer

Unbefristet

Bewerbungsfrist bis zum

05.07.2020

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilen Ihnen gerne Herr Prof. Tamim Asfour Tel.: 0721/608-48277 oder Frau Christine Grinewitsch Tel.:. 0721/608-48277.

Application

Please apply online using the button below for this vacancy number 3628 .
Personnel Support is provided by 

Ms Brückner
phone: +49 721 608-42016,

Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe

We prefer to balance the number of employees (f/m/d). Therefore we kindly ask female applicants to apply for this job.

If qualified, severely disabled persons will be preferred.