Vacancy No. 3668

Mitarbeiterin, Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung/ Sekretariat

Teilzeit 50%

Job description

Sie sind für die administrative Organisation des Tagesgeschäftes der Institutsleitung des wbk Instituts für Produktionstechnik zuständig, wozu auch das Erarbeiten von entscheidungsreifen Vorlagen für die Institutsleitung, Projektleitung sowie externe Projektpartner gehört.

Zu Ihren Aufgaben gehören das verlässliche Termin- und Reisemanagement sowie die reibungslose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern und die Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Veranstaltungen. Ein maßgeblicher Teil Ihrer Aufgaben besteht in der Unterstützung der Institutsleitung in administrativen Belangen eines Förderprojektes, dessen Verfolgung und Umsetzung von Entscheidungen in Ihrer Zuständigkeit liegt. Sie wirken bei der Koordinierung von Aufgaben für die Institutsleitung mit, bereiten Sitzungen und Entscheidungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit den zugeordneten Abteilungen des Instituts und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor.

Personal qualification

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im Sekretariats- oder kaufmännischen Bereich (Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation) und relevante Berufserfahrungen. Sie sind selbständig und sicher im Umgang mit dem PC. Insbesondere verfügen Sie über sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Programmen (Outlook, Word und Excel). Absolute Zuverlässigkeit, Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen Sprache werden vorausgesetzt. Sie überzeugen durch ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine sehr ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung. Gute englische Sprachkenntnisse sowie eine selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Organizational unit

Institute of Production Science (WBK)

Starting date

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsdauer

befristet auf zwei Jahre

Bewerbungsfrist bis zum

31.08.2020

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Prof. Schulze, Telefon 0721/608-42440.

Application

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Personnel support is provided by 

Ms Brückner
phone: +49 721 608-42016,

Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe

If qualified, severely disabled persons will be preferred.